ПошукЗвернення онлайнНовиниФотоПро очищення владиКонтактні даніЗемляцтво

Маєте проблеми зору? Оберіть зручний розмір шрифта:

Розпорядження № 48-р 23.02.2015 року PDF Друк


УКРАЇНА

РОЗПОРЯДЖЕННЯ


ГОЛОВИ МАЛОВИСКІВСЬКОЇ РАЙОННОЇ ДЕРЖАВНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

КІРОВОГРАДСЬКОЇ ОБЛАСТІ

від 23 лютого 2015 року                                                                           № 48-р

м. Мала Виска


Про затвердження Інструкції

про порядок передавання (приймання)

до архівного відділу Маловисківської

районної державної адміністрації

Кіровоградської області

документів місцевих органів

виконавчої влади, інших державних органів

у разі загрози введення в Україні

особливого періоду


Відповідно до законів України “Про правовий режим надзвичайного стану”, “Про правові засади цивільного захисту” та інших нормативно-правових актів у сфері захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій, вимог Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

1. Затвердити Інструкцію про порядок передавання (приймання) до архівного відділу Маловисківської райдержадміністрації, документів місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів у разі загрози введення в Україні особливого періоду (додається).

2. Архівному відділу райдержадміністрації проінформувати обласний державний архів про стан виконання даного розпорядження до 05 березня 2015 року.

3. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керівника апарату райдержадміністрації ГОНЧАРОВУ А.В.



Перший заступник голови

районної державної  адміністрації                                               С.ЖАНТАЛАЙ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

Маловисківської райдержадміністрації

від 23 лютого 2015 р. № 48-р

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок передавання (приймання) до  архівного відділу Маловисківської райдержадміністрації Кіровоградської області документів місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів у разі загрози введення в Україні особливого періоду

І. Загальні положення

1.1. Інструкція “Про порядок передавання (приймання) до  архівного відділу Маловисківської райдержадміністрації, Кіровоградської області документів місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів у разі загрози введення в Україні особливого періоду” (далі – Інструкція) призначена для організації і здійснення взаємо - узгодженого комплексу організаційно-технічних та інших практичних заходів, спрямованих на проведення робіт із забезпечення оперативного передавання (приймання) документів Національного архівного фонду України від установ-джерел комплектування архівного відділу Маловисківської райдержадміністрації, Кіровоградської області у разі загрози введення в Україні особливого періоду.

1.2. Інструкцію розроблено відповідно до законів України “Про правовий режим надзвичайного стану”, “Про правові засади цивільного захисту” та інших нормативно-правових актів у сфері захисту населення і територій від надзвичайних ситуацій, вимог Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року №656/5 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за №584/23116.

1.3. Вимоги цієї Інструкції є обов'язковими для начальника архівного відділу Маловисківської райдержадміністрації, установ-джерел комплектування архівного відділу Маловисківської райдержадміністрації.


ІІ. Порядок передавання (приймання) документів до архівного відділу Маловисківської райдержадміністрації, Кіровоградської області у разі загрози введення в Україні особливого періоду

2.1. Служби документаційного забезпечення управління: управління справами, загальні відділи, канцелярії (далі – канцелярії), архівні підрозділи (далі – архіви) місцевих органів виконавчої влади, інших державних органів (далі – установи) повинні знаходитися в постійній готовності для розгортання роботи в разі загрози введення у державі особливого періоду.

З цією метою в кожній установі розробляються і затверджуються керівником установи:

переліки документів і справ, що підлягають передаванню до Державного архіву Кіровоградської області (далі – державного архіву), вивезенню на місце евакуації, знищенню або залишенню на місці;

списки працівників, відповідальних за облік і зберігання документів і справ, що підлягають евакуації, їхнє транспортування та охорону в дорозі, а також за знищення або передавання до державного архіву.

2.2. В архівному відділі райдержадміністрації складається і затверджується керівником апарату райдержадміністрації список державних органів, підприємств, установ і організацій, документи Національного архівного фонду яких підлягають передаванню на державне зберігання в разі загрози введення у державі особливого періоду, за формою   аналогічною формі списку установ-джерел комплектування. Додатково в списку зазначаються точна адреса кожної установи, номери телефонів та інших каналів зв’язку керівників установи, її канцелярії та архіву.

2.3. У разі загрози введення у державі особливого періоду всі закінчені у діловодстві документи Національного архівного фонду, сформовані у справи, впорядковані згідно з чинними архівними правилами, з канцелярії, інших структурних підрозділів та архіву установи передаються незалежно від ступеню секретності архівному відділу райдержадміністрації за описами встановленого зразка (додаток 1). Разом зі справами на державне зберігання передаються три примірники кожного опису, інший довідковий апарат до справ (картотеки, каталоги, покажчики тощо), а також історична довідка про фондоутворювача та документи архівного фонду.

2.4. Передавання-приймання на державне зберігання справ Національного архівного фонду України та довідкового апарату до них оформлюється актом (додаток 2), що складається в двох примірниках, перший з яких передається   архівному відділу райдержадміністрації, а другий разом з четвертим примірником кожного опису залишається в установі.

Передавання справ здійснюється поодинично за описами, на кожному примірнику яких робляться позначки про приймання справ до  архівного відділу райдержадміністрації. Якщо під час приймання-передавання виявлені розбіжності між підсумковими записами в опису та фактичною наявністю справ, у кожному примірнику опису складається новий підсумковий запис, у якому наводиться фактична кількість справ, що є в наявності, та номери відсутніх справ.

Номери відсутніх справ зазначаються в акті приймання-передавання документів на державне зберігання, а причини відсутності справ – у довідці що додається до акта.

Документи до  архівного відділу райдержадміністрації доставляються транспортом і за рахунок установи – здавальника.

2.5. Документи Національного архівного фонду, не закінчені в діловодстві, та реєстраційно-контрольні картотеки до них підлягають вивезенню на місце евакуації установи.

Зазначені документи можуть знаходитися на швидкозшивачах, у папках з клапанами, на внутрішньому боці обкладинок яких складається засвідчувальний напис про кількість аркушів у тимчасово сформованій справі. Облік згаданих справ здійснюється за заведеною номенклатурою справ поточного діловодства установи до якої складається підсумковий запис про кількість тимчасово сформованих справ, що вивозяться (додаток 3).

2.6. Справи, строк зберігання яких закінчився, підлягають знищенню на місці в установі. Акт про виділення справ до знищення (додаток 4) подається на погодження державному архіву одночасно з описами справ Національного архівного фонду України. Перший примірник погодженого і затвердженого акта передається  архівному відділу райдержадміністрації, а другий залишається в установі.

Знищення справ здійснюється шляхом передавання підприємству з вторинної переробки сировини, або, при незначній кількості справ, що знищуються, шляхом їхнього спалення.

2.7. Для вивезення відбираються за поданням керівників структурних підрозділів установи тільки архівні справи і документи поточного діловодства з незакінченими строками тимчасового зберігання, що необхідні для повсякденної роботи в місці евакуації.

Обов’язковому вивезенню підлягають також документи з особового складу установи (накази про призначення-звільнення, особові рахунки, відомості нарахування зарплати, особові справи та картки тощо).

Разом із справами і документами вивозиться довідковий апарат до них (описи, картотеки, каталоги, покажчики).

Транспортування справ і документів, що вивозяться здійснюється в упакованому стані в картонажах, мішках, ящиках критим вантажним автотранспортом.

2.8 Усі інші архівні справи і документи тимчасового зберігання залишаються на місці постійної дислокації установи.


____________________



















Додаток 1

до Інструкції

(пункт 2.3.)


Найменування архіву






Фонд № _________

Опис № ________

справ постійного зберігання

за _________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи

________        _______________________

(підпис)             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата    Відбиток печатки установи із зазначенням ідентифікаційного коду


№№ з/п

Індекс

справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Крайні дати документів справи (тому, частини)

Кількість аркушів у справі (томі, частині)


Примітки

1

2

3

4

5

6









До опису внесено _____________________________________________________________справ

(цифрами і словами)\

з № ______________ по № __________, у тому числі:

літерні №№ ________________________, пропущені №№____________________________

Укладач опису

______________________________

(найменування посади укладача опису)


_______________

(підпис)


_________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

Особа, відповідальна за архів                                 (підпис)           (ініціали (ініціал імені), прізвище)



СХВАЛЕНО

СХВАЛЕНО

Протокол засідання ЕПК

Протокол засідання ЕК

державного архіву

установи

___________№ ______

___________ № ______





Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання


Формат А4 (210х297)



Додаток 2

до Інструкції

(пункт 2.4.)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника юридичної особи

________        _______________________

(підпис)             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата    Відбиток печатки установи із зазначенням ідентифікаційного коду

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника архіву

________        _______________________

(підпис)             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата    Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду

АКТ

_______________№_____________

______________________________

(місце складення)

ПРИЙМАННЯ-ПЕРЕДАВАННЯ

ДОКУМЕНТІВ ЮРИДИЧНОЇ ОСОБИ

НА ПОСТІЙНЕ ЗБЕРІГАННЯ

Підстава: Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”

У зв’язку із _________________________________________________________________________

(закінченням строків зберігання, ліквідацією юридичної особи, інше)

_____________________________________________________________________________передає,

(найменування юридичної особи)

а ___________________________________________________________________________приймає

(найменування архіву)

документи фонду №______ назва_______________________________________________________

___________________________________________ за _________________________________ роки,

а також їх страхові копії та довідковий апарат до них:

№№ з/п

Номери

і назви описів

Кількість примірників кожного номера опису

Кількість справ (документів)

Кількість

архівних електронних справ (документів)

Кількість страхових копій

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

Номери відсутніх справ____________________________________________________________

Всього прийнято _________________________________________________ справ (документів)

_________________________________________________од. зб. архівних електронних документів

(цифрами і словами)

____________________________________________________________  од. зб. страхових копій

(цифрами і словами)

Передавання здійснив:

______________________________________

(найменування посади) (підпис) (ініціали,  прізвище)

____  __________ 20 ____ р.


Приймання здійснив:

____________________________________

(найменування посади) (підпис) (ініціали,  прізвище)

____  __________ 20 ____ р.

Зміни до облікових документів внесено

________________________________

(найменування посади)

_______________

(підпис)

______________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ р.


Форма акта приймання-передавання документів

Формат А4 (210х297)


Додаток 3

до Інструкції

(пункт 2.5.)


Найменування установи

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

________№    _______________________

на _____________рік


ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи

________        _______________________

(підпис)             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата    Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду


Індекс

справи

Заголовок справи (тому, частини)

К-ть

справ (томів, частин)

Строк збері­ган­ня справи (тому, частини) і номе­ри статей за переліком

Примітки

1

2

3

4

5



Посада керівника служби

доументаційного забезпечення

управління установи                                               Підпис                   Розшифровка підпису


Дата


Віза особи, відповідальної

за архів




ПОГОДЖЕНО

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

Протокол засідання ЕК

державного архіву

установи

___________№ ______

___________ № ______


Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі


За строками зберігання

Разом

У тому числі



таких, що переходять

з відміткою “ЕПК”

Постійного




Тривалого (понад 10 років)




Тимчасового (до 10 років включно)






Усього



Продовження додатка 3


Відповідальний за діловодство

______________
(підпис)

______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р.




Підсумкові відомості передано відповідальному за діловодство


Найменування посади особи, відповідальної

за передачу відомостей



______________
(підпис)



______________________
(ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р.







Форма зведеної номенклатури справ установи


Формат А4 (210х297)












Найменування установи








Додаток  4

до Інструкції

(пункт 2.6)


ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи

________        _______________________

(підпис)             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

Дата    Відбиток печатки архіву із зазначенням ідентифікаційного коду

АКТ

_______________№_____________

______________________________

(місце складення)


ПРО ВИЛУЧЕННЯ ДЛЯ ЗНИЩЕННЯ

ДОКУМЕНТІВ, НЕ ВНЕСЕНИХ ДО

НАЦІОНАЛЬНОГО АРХІВНОГО ФОНДУ

На підставі___________________________________________________________________________

(назви і вихідні дані переліку документів із зазначенням строків їх

_____________________________________________________________________________________

зберігання або типової (примірної) номенклатури справ)

вилучені для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ___________________________________________________________

(назва фонду)

з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи або крайні дати справ

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

1

2

3

4

5

6

7

8


Разом ________________________________________ справ за ___________ роки

(цифрами і словами)

Посада особи, яка проводила експертизу цінності документів


____________

(підпис)


________________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)

____  __________ 20 ____ р.

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК

державного архіву

___________ № _____

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

ЕК установи

_______________ № ______



Продовження

додатка 4




Описи справ постійного зберігання за ____________ роки схвалено, а з кадрових питань (особового складу) погоджено з ЕПК (ЕК) ________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

(найменування архіву)

(протокол __________ № __________)

Документи в кількості ____________________________________________________________ справ

(цифрами і словами)

вагою ______________________ кг   здано в ______________________________________________

(найменування установи)

_________________________________________________ на переробку за приймально-здавальною


накладною від ________________ № __________ або знищено шляхом спалення.


Посада особи, яка здала (знищила) документи


____________

(підпис)


________________________________________

(ініціали (ініціал імені), прізвище)


____  __________ 20 ____ р.






Формат А4 (210х297)










Share/Save/Bookmark
 
© Сайт Маловисківської районної державної Адміністрації